Groupe Renault - Document d'enregistrement universel 2020

287 GROUPE RENAULT I DOCUMENT D’ENREGISTREMENT UNIVERSEL 2020 03 COMPOSITION ET CONDITIONS DE PRÉPARATION ET D’ORGANISATION DES TRAVAUX DU CONSEIL D’ADMINISTRATION LE GROUPE RENAULT GROUPE RENAULT : UNE ENTREPRISE QUI S’ENGAGE LE GOUVERNEMENT D’ENTREPRISE LES COMPTES RENAULT ET SES ACTIONNAIRES ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DE RENAULT DU 23 AVRIL 2021 INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES À l’issue de l’analyse de l’indépendance des administrateurs, le Conseil d’administration réuni le 18 février 2021, sur recommandation du Comité de la Gouvernance et des Rémunérations et en application des critères énoncés par le Code AFEP-MEDEF, a arrêté la liste suivante des administrateurs qualifiés d’indépendants au 31 décembre 2020 : M mes Catherine Barba, Miriem Bensalah-Chaqroun, Marie-Annick Darmaillac, Pascale Sourisse et Annette Winkler, et MM. Pierre Fleuriot, Jean-Dominique Senard et Patrick Thomas. Ainsi, au 31 décembre 2020, le Conseil d’administration de la Société est composé de 16 membres dont huit sont considérés comme indépendants. Conformément aux recommandations du Code AFEP-MEDEF, les administrateurs représentant les salariés et l’administrateur représentant les salariés actionnaires ne sont pas pris en compte dans le calcul du taux d’indépendance qui, en conséquence, s’établit à 66,7 %. Administrateur référent Le Conseil d’administration a décidé de maintenir un administrateur référent désigné parmi les administrateurs indépendants malgré la dissociation des fonctions de Président du Conseil d’administration et de Directeur général. La fonction d’administrateur référent a d’abord été assurée en 2019 par M. Philippe Lagayette, dont le mandat d’administrateur est arrivé à échéance lors de l’Assemblée générale du 12 juin 2019. Le Conseil d’administration a ensuite, lors de sa réunion du 25 juillet 2019, nommé M. Pierre Fleuriot en qualité d’administrateur référent pour la durée restant à courir de son mandat d’administrateur, à savoir jusqu’à l’Assemblée générale appelée à statuer sur les comptes de l’exercice 2021. Les prérogatives de l’administrateur référent sont définies dans le règlement intérieur. Extrait du règlement intérieur du Conseil d’administration concernant l’administrateur référent Le Conseil d’administration peut nommer un administrateur référent, sur proposition du Comité de la Gouvernance et des Rémunérations, parmi les administrateurs qu’il qualifie d’indépendants. En cas de réunion des fonctions de Président du Conseil d’administration et de Directeur général, le Conseil d’administration est tenu de nommer un administrateur référent. L’administrateur référent est nommé pour une durée qui ne peut excéder celle de son mandat d’administrateur. Il est rééligible aux fonctions d’administrateur référent. La fonction d’administrateur référent peut prendre fin à tout moment sur décision du Conseil d’administration. L’administrateur référent est appelé à suppléer le Président : en cas d’empêchement temporaire, pour la durée de P l’empêchement ; en cas de décès, jusqu’à l’élection du nouveau Président. P Plus généralement, l’administrateur référent préside les réunions du Conseil d’administration en l’absence du Président. L’administrateur référent : est consulté par le Président sur l’ordre du jour de chaque P réunion du Conseil d’administration ainsi que sur le calendrier des réunions ; il peut proposer au Président des points complémentaires à l’ordre du jour d’une réunion du Conseil d’administration ou de convoquer une réunion du Conseil d’administration sur un point particulier dont l’importance ou le caractère urgent justifierait la nécessité de la tenue d’une réunion extraordinaire ; convoque le Conseil en cas de circonstances exceptionnelles, P après avoir requis l’avis de l’ensemble des Présidents des comités ; général(aux) délégué(s). Ces réunions sont notamment destinées à l’évaluation de la performance du Président- Directeur général et, le cas échéant, de(s) Directeur(s) général(aux) délégué(s) et à l’examen de leur rémunération respective ; l’administrateur référent préside les débats lors de ces réunions ; réunit, au moins une fois par an, en cas de réunion des P fonctions de Président et de Directeur général, les membres du Conseil d’administration hors la présence du Président- Directeur général et, le cas échéant, du (des) Directeur(s) s’assure de la liaison entre les administrateurs indépendants et P les autres membres du Conseil d’administration et la Direction générale ; il veille à ce que les administrateurs soient en mesure d’exercer leur mission dans les meilleures conditions possibles, et notamment bénéficient d’un haut niveau d’information en amont des réunions du Conseil d’administration ; prévient la survenance de conflits d’intérêts, notamment en P exerçant une action de prévention et de sensibilisation auprès des administrateurs ; il porte à l’attention du Président les éventuelles situations de conflits d’intérêts concernant le Directeur général et les Directeurs généraux délégués, ainsi que les membres du Conseil d’administration qu’il aurait identifiés ; est nommé par le Conseil d’administration en qualité de P Président ou de membre d’un ou plusieurs comités du Conseil d’administration ; dans tous les cas, il peut assister aux réunions et a accès aux travaux de tous les comités ; prend connaissance des demandes des administrateurs en P matière de gouvernance et veille à ce qu’il leur soit répondu ; il assiste le Président ou le Directeur général pour répondre aux demandes d’actionnaires, se rend disponible pour rencontrer certains d’entre eux avec l’aval du Président ou du Directeur général, et informe le Conseil des préoccupations des actionnaires en matière de gouvernance ; veille au respect du règlement intérieur ; et P rend compte de l’évaluation de sa mission une fois par an au P Conseil d’administration ; il peut être invité par le Président à rendre compte de son action au cours des Assemblées générales.