Groupe Renault - Document d'enregistrement universel 2020

292 GROUPE RENAULT I DOCUMENT D’ENREGISTREMENT UNIVERSEL 2020 Renseignements sur le site group.renault.com 03 COMPOSITION ET CONDITIONS DE PRÉPARATION ET D’ORGANISATION DES TRAVAUX DU CONSEIL D’ADMINISTRATION LE GOUVERNEMENT D’ENTREPRISE Activité des comités spécialisés du Conseil 3.1.6 d’administration en 2020 Afin de procéder à un examen approfondi des questions spécifiques relevant de la mission du Conseil d’administration, quatre comités spécialisés ont été mis en place pour assister le Conseil d’administration dans ses missions et ses travaux. Les recommandations des comités sont présentées au Conseil d’administration dans le cadre de comptes rendus faits en séance par leurs Présidents respectifs. Lors de sa réunion du 12 juin 2019, le Conseil d’administration a décidé la réorganisation de ses comités comme suit : la fusion du Comité des nominations et de la gouvernance et du P Comité des Rémunérations, désormais appelé « Comité de la Gouvernance et des Rémunérations » ; la création d’un Comité de l’Éthique et de la RSE, pour une P meilleure prise en compte des enjeux de l’entreprise en matière d’éthique et de RSE ; la redénomination du Comité de l’audit, des risques et de P l’éthique, désormais appelé « Comité de l’Audit, des Risques et de la Compliance » ; et la simplification de la dénomination du Comité de Stratégie P internationale, industrielle et digitale qui s’intitule dorénavant « Comité de Stratégie ». Le fonctionnement général des comités est principalement défini dans le règlement intérieur du Conseil d’administration. Extrait du règlement intérieur du Conseil d’administration concernant les comités Les comités sont composés uniquement de membres du Conseil d’administration. Le Conseil d’administration nomme, sur proposition du Comité de la Gouvernance et des Rémunérations, les membres des comités, en tenant compte des compétences, de l’expérience et de la disponibilité des administrateurs, pour une durée qui ne peut excéder celle de leur mandat de membre du Conseil d’administration. Ces membres sont désignés à titre personnel et ne peuvent pas se faire représenter. La présidence de chaque comité est assurée par un administrateur indépendant désigné par le Conseil d’administration, sur proposition du Comité de la Gouvernance et des Rémunérations, pour une durée maximum correspondant à celle du mandat de membre du Conseil d’administration qui lui a été confié. Le Président d’un comité peut être renouvelé dans ses fonctions. Le Président de chaque comité décide des conditions dans lesquelles il rend compte au Conseil d’administration des travaux du comité. En cas d’empêchement, le Président du Comité désigne un membre du comité pour rendre compte des travaux du comité au Conseil d’administration. Chaque comité se saisit de toute question entrant dans le domaine de compétence qui lui est imparti par le règlement intérieur. Par ailleurs, un comité peut être saisi par le Président de toute question figurant ou devant figurer à l’ordre du jour du Conseil d’administration. Enfin, le Conseil d’administration et le Président peuvent également saisir à tout moment un Comité d’autres questions relevant de sa compétence. Le Président de chaque Comité établit l’ordre du jour de chaque réunion et fixe son programme annuel. Lorsque l’ordre du jour d’un comité inclut certains sujets relevant également de la compétence d’un autre comité, le Président du premier comité assure une coordination avec le Président du second. La convocation des comités peut se faire par tous moyens, y compris verbalement, selon les conditions prévues pour chacun des comités. Les comités doivent être en mesure d’exercer pleinement leurs missions. À cette fin, les informations et documents relatifs à l’ordre du jour des comités sont transmis, sauf urgence ou nécessité motivée, au moins trois (3) jours calendaires avant la tenue de chaque réunion. Les comités se réunissent au moins deux (2) jours avant le Conseil d’administration appelé à délibérer sur les points examinés en comités, sauf en cas d’urgence ou d’impossibilité. Les comités peuvent, dans l’exercice de leurs attributions respectives, entendre les membres du Comité exécutif Groupe ainsi que les autres cadres dirigeants du Groupe, et demander la réalisation d’études techniques externes, aux frais de la Société, après en avoir informé le Président ou le Conseil d’administration. En cas de recours par les comités aux services de conseils externes, les comités doivent veiller à l’objectivité des conseils concernés. Les comités rendent compte des informations obtenues et des avis recueillis. Le Président et le Directeur général peuvent assister, s’ils le souhaitent, aux réunions des comités, sauf dans les cas où il est question de leur situation personnelle. Ils ont accès aux travaux des comités.